Πρόκειται για έναν από τους μεγαλύτερους εργοδότες της χώρας, που απασχολεί έναν πολύ μεγάλο αριθμό των καλύτερων μυαλών της χώρας. Ο …εύηχος ΕΛΚΕ-ΑΠΘ, ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του μεγαλύτερου πανεπιστημίου της Ελλάδας, απασχολεί σήμερα 1.384 ερευνητές, με συμβάσεις ανάθεσης έργου. Μέσα από τις διαδικασίες του ΕΛΚΕ περνούν η αξιολόγηση, επιλογή και χρηματοδότηση των ερευνητικών δραστηριοτήτων, η οικονομική διαχείριση των έργων και η διάδοση των ερευνητικών αποτελεσμάτων· εκατοντάδες εκατομμύρια ευρώ, μέρος των οποίων κατά την περίοδο της κρίσης και παρατεταμένης υποχρηματοδότησης  στήριξε το πανεπιστήμιο και στις λειτουργικές του ανάγκες.

Η επιγραμματική -και μόνο- περιγραφή των αρμοδιοτήτων του ΕΛΚΕ παραπέμπει σε δαιδαλώδεις διαδικασίες. Όχι αδίκως –τουλάχιστον μέχρι πρόσφατα. Δεν υπάρχει καθηγητής που να έχει διατελέσει επιστημονικά υπεύθυνος προγράμματος και να μην έχει βρεθεί αντιμέτωπος με την ανάγκη να διαθέτει σε μόνιμη βάση μέλος της ερευνητικής ομάδας του στις …θρυλικές ουρές αναμονής του ΕΛΚΕ. Εδώ και χρόνια υπήρξε πάγιο το αίτημα της ερευνητικής κοινότητας να αλλάξει η δυσλειτουργική αυτή κατάσταση. Αλλά καθώς αλλάζει, και η απλοποίηση των διαδικασιών μετράται σε χρόνο και χρήμα, οι αριθμοί εντυπωσιάζουν, αλλά και θέτουν ακόμη πιο επιτακτικά το αίτημα να νικηθεί το τέρας τη γραφειοκρατίας.

 

«Ψηφιοποίηση 25 διαδικασιών»

Οι βασικές διαδικασίες του ΕΛΚΕ με το μεγαλύτερο πλήθος ενεργειών είναι οι προϋπολογισμοί, οι συμβάσεις προσωπικού, οι αμοιβές προσωπικού και η πληρωμή δαπανών έργων. Από τα τέλη του 2018, στο ΑΠΘ ξεκίνησε η δημιουργία ηλεκτρονικών διαδικασιών για τις παραπάνω ενέργειες, με σκοπό τη μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης και αναμονής και την επιτάχυνση των διαδικασιών.

Το μηχανογραφικό σύστημα του ΕΛΚΕ-ΑΠΘ εξελίσσεται και από τον περασμένο Σεπτέμβρη παρέχει νέες δυνατότητες στους ερευνητές του, όπως αυτή της καταχώρησης μιας συνολικής σύμβασης ανά εργαζόμενο σε πολλές ενότητες του έργου, μείωση των απαιτούμενων δικαιολογητικών από τους απασχολούμενους, καθώς τα στοιχεία του κάθε απασχολούμενου πλέον αντλούνται από το Taxisnet, νέο σύστημα διαχείρισης ωρών απασχόλησης, εξ ολοκλήρου ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων πληρωμής, ηλεκτρονική και αυτοματοποιημένη μισθοδοσία και κατάργηση φυσικής παρουσίας για υποβολή αιτημάτων πληρωμής αμοιβών προσωπικού.

«Συνολικά υπάρχει σχέδιο ψηφιοποίησης εικοσιπέντε διακριτών διαδικασιών του ΕΛΚΕ, με χρονικό ορίζοντα υλοποίησης ενός έτους και στόχους τη βελτίωση της λειτουργίας της υπηρεσίας για την καλύτερη εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσόμενων, τη μείωση του απαιτούμενου χρόνου για τη διεκπεραίωση των αιτημάτων και την αναβάθμιση των συνθηκών εργασίας των εργαζομένων», εξήγησε, μιλώντας στο ΑΠΕ-ΜΠΕ, ο αντιπρύτανης Έρευνας και Διά Βίου Εκπαίδευσης και πρόεδρος του ΕΛΚΕ-ΑΠΘ, αν. καθηγητής Στράτος Στυλιανίδης.

«Όφελος 84% σε εργατοώρες»

Τα αποτελέσματα της ψηφιοποίησης των διαδικασιών είναι συντριπτικά: Το 2019 κατατέθηκαν συνολικά 27.586 προϋπολογισμοί στο σύστημα, οι οποίοι ολοκληρώθηκαν αποκλειστικά από το ψηφιακό περιβάλλον web-resCom. Με φυσική παρουσία θα απαιτείτο για κάθε ένα από τα αιτήματα αυτά τουλάχιστον ένα 20λεπτο αναμονής στον ΕΛΚΕ για κατάθεση του αιτήματος και διεκπεραίωση. Συγκεκριμένα θα απαιτούνταν περίπου 9.200 ώρες για τη διεκπεραίωση των αιτημάτων, ενώ με το ηλεκτρονικό σύστημα και τους αυτόματους ελέγχους, η διαδικασία ολοκληρώνεται σε 3 λεπτά/αίτημα, δηλαδή συνολικά απαιτούνται περίπου 1.400 ώρες. Προκύπτει δηλαδή ένα όφελος στον χρόνο που δαπανούν οι ερευνητές της τάξης του 84%.

Το 2019, εξάλλου, κατατέθηκαν συνολικά 10.605 ονομαστικές καταστάσεις με 17.181 συμβάσεις, εκ των οποίων αυτές των πανεπιστημιακών ήταν το 33%. Με τη νέα δυνατότητα να καταχωρούνται συμβάσεις με περισσότερα πακέτα εργασίας προβλέπεται μείωση της τάξης του 40% στο πλήθος των συμβάσεων. Επιπλέον, με τη δυνατότητα να καταχωρούνται οι συμβάσεις των πανεπιστημιακών αποκλειστικά από το web-resCom, η μείωση της αναμονής υπολογίζεται στο μισό.

Επίσης, το 2019 κατατέθηκαν συνολικά 20.631 εντολές αμοιβών προσωπικού. Αν και αρκετές αποστέλλονταν μέσω email, η διαδικασία της κάθε μισθοδοσίας απαιτούσε κατ’ ελάχιστο 8 λεπτά στην παραλαβή και στην συνέχεια χρόνο για τον έλεγχο του παραστατικού και των απαραίτητων δικαιολογητικών. Με την αυτοματοποίηση των αμοιβών (κατάθεση μισθοδοσίας, φορολογικής – ασφαλιστικής ενημερότητας, παραστατικού και κατάθεση timesheets από web-resCom) υπολογίζεται ότι όλη η διαδικασία θα μειωθεί κατά πάνω από 75% σε σχέση με τον τωρινό απαιτούμενο χρόνο.

Το 2019 κατατέθηκαν συνολικά 23.306 εντολές για πληρωμή δαπανών έργων. Από αυτές 14.573 ήταν δια ζώσης και 8.733 από το web-resCom. Η καταχώρηση ηλεκτρονικά μειώνει στο μισό τον χρόνο της ολοκλήρωσης της εντολής, δεδομένου ότι ο χειριστής απαιτείται να πραγματοποιεί μόνο ελέγχους και όχι εισαγωγή δεδομένων. Έτσι σύμφωνα με τα παραπάνω υπήρξε όφελος περίπου 50% στον χρόνο καταχώρησης.

«Το ΑΠΘ εξέρχεται σταδιακά από τη θηλιά της γραφειοκρατίας διπλά ωφελημένο: από τη μια γίνεται ταχύτερο υπακούοντας στο δόγμα “ η έρευνα δεν μπορεί να περιμένει” και ταυτόχρονα το ανθρώπινο δυναμικό του αντιμετωπίζει τη μέρα του με πιο παραγωγικά με πιο δυναμικά αντικείμενα εργασίας. Δηλαδή “ πιστοποιεί” πως το ΑΠΘ βρίσκεται στην αιχμή μιας παραγωγικής κοινότητας και βεβαιώνει πως “ τίποτα δεν πρέπει να πηγαίνει χαμένο”. Κι έτσι η “ οικογένεια” της Επιτροπής Ερευνών, που δίνει την κάθε μέρα έναν αγώνα καλό, μπορεί να νιώθει πια πως συμμετέχει ακόμη πιο ουσιαστικά σε αυτό που πραγματικά λέμε δημιουργία», ανέφερε ο κ. Στυλιανίδης.

«Οι αλλαγές που εισήγαγε ο νέος νόμος για τους ΕΛΚΕ»

Τον Ιανουάριο ψηφίστηκε από τη Βουλή ο νόμος 4653/2020, με τον οποίο απλοποιούνται οι διαδικασίες διαχείρισης των έργων από τους ΕΛΚΕ σε έξι βασικά σημεία και συγκεκριμένα:

-Στις προκαταβολές, που δύνανται πλέον να πιστώνονται σε τραπεζικό λογαριασμό υπολόγου σε οποιοδήποτε αναγνωρισμένο πιστωτικό ίδρυμα της ημεδαπής. 

-Στη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμών όπου για πολυετή έργα κατατίθεται συνολικός προϋπολογισμός για όλη τη διάρκεια του έργου και αναλυτικός ετήσιος, ενώ για έργα με διάρκεια μέσα στο έτος μόνο συνολικός προϋπολογισμός.

-Θεσπίζεται η διαδικασία για την αντιμετώπιση των «νόμιμων μη επιλέξιμων δαπανών» βαρύνοντας άλλο έργο/πρόγραμμα.

-Θεσπίζεται διαδικασία μεταφοράς κονδυλίων μεταξύ έργων ως αποζημίωση για την εκτέλεση εξειδικευμένων εργασιών/παροχή υπηρεσιών από ένα έργο/πρόγραμμα σε ένα άλλο έργο του ΕΛΚΕ.

-Δεν απαιτείται η προσκόμιση, στον ΕΛΚΕ της άδειας μετακίνησης για τον μετακινούμενο.

-Κατά την υποβολή του αιτήματος οικονομικής παράτασης απαλείφεται η υποχρέωση προσκόμισης «Βεβαίωση ολοκλήρωσης από το φορέα χρηματοδότησης».                                                                                   

«Το τριπλό στοίχημα του ΑΠΘ για την έρευνα»

«Το “ στοίχημα” που έχουμε θέσει οι Πρυτανικές Αρχές του Αριστοτελείου και το οποίο αντιλαμβανόμαστε ως χρέος μας, όχι μόνο απέναντι στην ερευνητική μας κοινότητα, αλλά και στη χώρα είναι τριπλό: Αφορά πρωτίστως στη συνεισφορά μας -μέσα από την περαιτέρω ενίσχυση της διεθνώς ανταγωνιστικής υψηλοτάτου επιπέδου έρευνας- στην εθνική προσπάθεια για τον επαναπατρισμό των Ελλήνων επιστημόνων που έφυγαν στο εξωτερικό στη διάρκεια της κρίσης. Ο δεύτερος στόχος αφορά στη συμμετοχή μας στην ανάταξη και ανάπτυξη της εθνικής οικονομίας μέσα από την έρευνα, την καινοτομία και τις συνέργειες. Και ο τρίτος στόχος είναι να είμαστε πρωτοπόροι στο έργο του ψηφιακού μετασχηματισμού της χώρας», δήλωσε στο ΑΠΕ-ΜΠΕ ο πρύτανης του ΑΠΘ, καθ. Νίκος Παπαϊωάννου.

Ερωτηθείς εάν ο νόμος 4653/2020 δύναται να αλλάξει το τοπίο στην έρευνα, ο κ. Παπαϊωάννου απάντησε: «Παραφράζοντας μία πολύ γνωστή φράση, θα πω ότι αναλαμβάνοντας τον Σεπτέμβριο τη διοίκηση του Αριστοτελείου, οι Πρυτανικές Αρχές πορευτήκαμε μη ρωτώντας τι μπορεί να κάνει το υπουργείο για να βοηθήσει την έρευνα, αλλά τι μπορούσαμε να κάνουμε εμείς για την έρευνά στο πανεπιστήμιό μας. Προχωρήσαμε στη στρατηγική που αποφασίσαμε, χωρίς να χάσουμε ούτε μέρα. Το ότι η ηγεσία του υπουργείου Παιδείας λίγους μήνες αργότερα ψήφισε έναν νόμο με στόχο να “ βγάλει τις μπάλες από τα πόδια μας”, σαφώς δίνει ώθηση στην προσπάθειά μας να μειώσουμε περαιτέρω το διοικητικό κόστος και κυρίως να απελευθερώσουμε τους ερευνητές μας από δυσβάσταχτες αντιπαραγωγικές διαδικασίες. Το γεγονός ότι ο αρμόδιος υφυπουργός Παιδείας, ο κ. Διγαλάκης -έχοντας υπηρετήσει από τη θέση του πρύτανη- είχε βαθιά γνώση των γραφειοκρατικών αγκυλώσεων των ΕΛΚΕ και πώς λειτουργούσαν ως τροχοπέδη στην έρευνα, βοήθησε ουσιαστικά, ώστε ο νόμος που ψηφίστηκε να αντιμετωπίζει στοχευμένα πολύ σημαντικά ζητήματα, να εξορθολογίζει διαδικασίες και να άρει προφανείς παραλογισμούς».

Σε ό,τι αφορά τον άμεσο προγραμματισμό των πρυτανικών Αρχών για την έρευνα ο κ. Παπαϊωάννου διευκρίνισε ότι εστιάζεται σε τρία σημεία, συγκεκριμένα «συζητάμε τη στρατηγική της έρευνας, την ενίσχυση των ερευνητικών δομών του πανεπιστημίου και την ενίσχυση των διατμηματικών ερευνητικών ομάδων». 

Από την πλευρά του, ο κ. Στυλιανίδης πρόσθεσε: «Η ενίσχυση της νέας γενιάς των επιστημόνων του ΑΠΘ είναι ένας από τους πρωταρχικούς μας στόχους και αυτό ήδη γίνεται σε πολλά επίπεδα. Οικονομικά, συμβουλευτικά, ηθικά και ουσιαστικά. Υποστηρίζουμε τους ερευνητές στην αναζήτηση των κατάλληλων ευκαιριών χρηματοδότησης και στην υποβολή προτάσεων. Ενισχύουμε και προωθούμε το εξαιρετικό έργο των φοιτητικών μας ομάδων στην Ελλάδα και στο εξωτερικό. Επενδύουμε στις νέες ερευνητικές δομές και υποδομές. Διαμορφώνουμε ένα πλαίσιο εσωτερικής χρηματοδότησης μέσω του ΕΛΚΕ ΑΠΘ για υποψήφιους διδάκτορες και μεταδιδάκτορες, το οποίο θα ανακοινωθεί το επόμενο διάστημα. Διασυνδέουμε την έρευνα με τη βιομηχανία και δημιουργούμε επαγγελματικές ευκαιρίες απασχόλησης υψηλού επιπέδου για τους ερευνητές μας – μόνο την τελευταία χρονιά ήρθαν στο ΑΠΘ περισσότερα από 7 εκατομμύρια από βιομηχανικά έργα».

Σμαρώ Αβραμίδου